Jeśli chcemy skutecznie zarządzać różnorodnością i wypracować sensowny Plan Działania, musimy dobrze zdiagnozować sytuację, w której aktualnie znajduje się nasza firma. Tu nie ma drogi na skróty, a zdanie się na intuicję, własne wyobrażenia nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem. W zarządzaniu różnorodnością wiele wyzwań, problemów jest często ukrytych, a wiele sytuacji zniekształconych przez naszą ich percepcję. Rozwiązaniem jest autorska metoda Diversity Hub – D&I Scanning, czyli badanie aktualnej sytuacji organizacji w obszarze Diversity & Inclusion, prowadzące do przygotowania dobrego, opartego na dowodach (evidence-based planu działań w obszarze D&I. Jako Diversity Hub od 2015 roku realizujemy takie audyty. Poznaj metodologię D&I Scanningu.

Badanie obszaru Diversity & Inclusion nie jest celem samym w sobie. Nie po to alokujemy nasz czas i budżet, nie po to angażujemy pracowników, by wykonać badanie i powiedzieć „a to ciekawe!” i zamknąć temat. W naszym rozumieniu celem badania powinna być zmiana (action research).

Wykonujemy zdjęcie organizacji tu i teraz po to, by na tej podstawie podjąć odpowiednie działania, które w przyszłości sprawią, iż kolejne zdjęcie będzie bardziej atrakcyjne. Dlatego roboczo mówimy, iż naszym prawdziwym celem nie jest wykonanie badania, a stworzenie sensownego, opartego na najlepszych wzorcach rynkowych oraz osadzonego w potrzebach firmy Planu działania (Action Plan) dla D&I (lub szerzej – opracowanie strategii dla zarządzania różnorodnością). A plan przygotowujemy po to, aby dokonać zmiany.

Nasz zespół realizuje badania wewnątrzorganizacyjne od kilkunastu lat, a przy tym jest głęboko zanurzony w temacie zarządzania różnorodnością. Zdajemy sobie sprawę z tego, że wiele osób wolałoby usłyszeć prostą odpowiedź „zastosuj taką-a-taką ankietę”. Jednak bez dobrej metodologii badania, trudniej będzie nam liczyć na dobre jego efekty.

W Diversity Hub stosujemy zawsze mieszaną strategię badawczą, a więc posługujemy się zarówno metodami jakościowymi (np. wywiady, fokusy, desk research), jak i ilościowymi (ankieta). Posługiwanie się wieloma komplementarnymi metodami badawczymi (triangulacja metod) jest naszą mocną stroną.

Realizowany przez nas schemat badawczy obejmuje zasadniczo cztery etapy:

Stosowana przez nas metodologia zawsze jest elastyczna, gdyż odpowiadać ma na różnorodne potrzeby i możliwości firm. Potrzeby te poznajemy na etapie wstępnym badania, w czasie którego:

Na tym etapie pracujemy z zespołem projektowym po stronie firmy (D&I Team, HR, zespół ad hoc) oraz z zarządem / sponsorem tematu D&I. Przygotowujemy też wewnętrzny zespół po stronie firmy tak, by był realnym wsparciem dla badania, by rozumiał wszystkie działania i umiał czerpać z ich efektów.

Pierwszym, właściwym etapem badania jest etap jakościowy. Nasz zespół wykorzystuje tu całe spektrum metod badawczych, jednak najczęściej korzystamy z trzech podstawowych – analizy danych (desk research), pogłębionych wywiadów indywidualnych (także on-line) i grup fokusowych.

Analizujemy istniejące rozwiązania i dokumenty.

Desk research – czyli analiza wszystkich dostępnych dokumentów/rozwiązań, które dotyczą D&I i które mają wpływ na to, jak w przyszłości wyglądać będzie Plan Działań. To jedna z niedocenianych metod badawczych, z ogromnym potencjałem. Dlaczego?

Prowadzimy wywiady i grupy fokusowe by poznać problemy i budować zaangażowanie

Do udziału w wywiadach i grupach fokusowych zapraszamy nie tylko osoby „przychylne” tematowi D&I. O tym, kto zostanie zaproszony decydujemy na etapie mapowania interesariuszy i po analizie desk research. To nasz zespół badawczy wskazuje osoby, z którymi najbardziej chciałby się spotkać, starając się dotrzeć do możliwe różnych opinii i punktów widzenia.

Wykorzystanie wywiadów i grup fokusowych ma przy tym dwojakie znaczenie. Przede wszystkim celem jest pozyskanie danych, zrozumienie tego, jak na co dzień funkcjonuje się w organizacji, z jakimi problemami stykają się pracownicy etc. Ale jest też drugi cel – angażowanie i wyjaśnianie. Staramy się, aby wywiady i fokusy były nie tylko suchym aktem pozyskiwania wiedzy, ale każdorazowo poświęcamy czas na wprowadzenie w ideę badania oraz czasem nawet kilkanaście minut po wywiadzie na odpowiedź na pytania/wątpliwości. Wychodzimy wówczas z roli badaczy, ale zyskujmy coś bardzo ważnego – zrozumienie dla sensu i celu naszej pracy. Budujemy też zaangażowanie i niwelujemy obawy.

Scanning zarządzania różnorodnością, w którym się specjalizujemy, zakłada, że o opinię na temat najbardziej interesujących nas aspektów Diversity & Inclusion, należy zapytać wszystkie zatrudnione osoby.

Nie posługujemy się jednym kwestionariuszem, gdyż byłoby to nieodpowiedzialne i nie odpowiadałoby na potrzeby firmy (po wcześniejszych etapach wiemy, jakich informacji poszukujmy, nie pytamy więc o banały lub oczywistości).

W Diversity Hub przez ostatnie lata wypracowaliśmy autorski zestaw bloków pytań, które włączamy w badanie. Są to pytania dotyczące: ogólnego klimatu dla D&I, świadomości D&I, rozumienia business case i korzyści, wiedzy na temat D&I, zrozumienia dla zmian rynkowych, dostrzeganych barier, oceny procesów wewnętrznych, umiejętności reakcji w sytuacjach trudnych, równego traktowania i dyskryminacji, zaangażowania, skali dystansu społecznego, samooceny i potrzeb rozwojowych w obszarze D&I, alokacji czasu, cech kultury organizacyjnej niezbędnych do skutecznego zarządzania różnorodnością i inne. Cała sztuka polega na wybraniu niewielkiej puli najcelniejszych pytań tak, by ankieta nie była przytłaczająca.

Badanie realizujemy poprzez nasz system ankietowy lub wykorzystując systemy wewnętrzne konkretnej firmy. Rolą Diversity Hub jest przy tym zadbanie o promocję badania i komunikację – zgodnie z zasadą, że bez dobrej komunikacji nie ma co liczyć na dobrą zwrotność i szczere odpowiedzi.

Samo badanie realizujemy najczęściej on-line (choć zdarzały nam się badania w tradycyjnej formie papierowej, w sektorze produkcyjnym). Najczęściej dwu- lub wielojęzycznie (polski, angielski, ukraiński etc.).

Dane zebrane w czasie wywiadów, fokusów, desk research pozwalają na przedstawienie żywych, głębokich i wartościowych interpretacji. Szczególne znaczenie mają jednak raporty szczegółowe z badania ankietowego, przygotowane dla poszczególnych zespołów/lokalizacji/ grade’ów czy pionów. To one pozwalają przygotować najbardziej efektywne plany działania – osadzone w potrzebach konkretnych grup.

Praca nad planem działania / strategią dla zarządzania różnorodnością zazwyczaj jest kilkuetapowa – w pierwszej kolejności pracujemy w zespole projektowym, później z menedżerami i menedżerkami, a na końcu z top managementem.

W tworzeniu Planu Działania wykorzystujemy autorskie narzędzie D&I Matrix, pozwalające uporządkować i monitorować kompletność planowanych działań z punktu widzenia ich adekwatności, efektywności i trwałości. Pozwala ono też dokonać wyboru tych działań, które wejdą do realizacji w pierwszej kolejności. W wyborze pomaga nam dodatkowo mapa ryzyk. Sporządzamy ją po to, by przewidzieć ewentualne problemy z urzeczywistnieniem poszczególnych działań.

Do każdego z planowanych działań przypisujemy też wskaźniki ich realizacji – KPIs. Pomogą nam one w przyszłości zweryfikować, czy osiągnęliśmy planowane cele. Brak wskaźników w planie czyni go dokumentem intencjonalnym, ale nie wykonawczym.

Angażując pracowników w badanie, winni jesteśmy im szczegółową informację o jego wynikach. Zawsze dbamy o to w Diversity Hub. Uważamy, iż cały zespół powinien dowiedzieć się nie tylko o wynikach badania, ale powinien trzymać jasną informację, co z tego wynika. Czyli powinien otrzymać informację, jaki jest Plan Działania i co dla każdej osoby/zespołu on oznacza – być może będą to dedykowane szkolenia dla liderów i liderek, wsparcie dla sieci pracowniczych, czy ciekawy tydzień różnorodności. Być może szansa zaangażowania się w konferencje lub projekty Diversity Hub .A może zupełnie inne, wypracowane wspólnie z Diversity Hub działania? Zapraszamy do współpracy.

Każda z wyżej wymienionych form – czy to działania uświadamiające, czy zajęcia rozwijające kompetencje – będzie przydatna w innej sytuacji. Naszym zadaniem jest wspólnie dopasować proces do potrzeb i możliwości odbiorców.