Często w naszej pracy spotykamy się z oporem wynikającym z przekonania, że działania z obszaru DEI przynoszą korzyści wyłącznie wybranym grupom.
W przypadku procesów HR-owych – takich jak rekrutacja, awanse czy procesy feedbackowe – dążenie do tego, aby były one sprawiedliwe, inkluzywne, czy przejrzyste bywają postrzegane jako działanie, które ma dawać przewagę określonym osobom (np. kobietom).
Jak więc projektować działania, które są sprawiedliwe i skuteczne, a jednocześnie nie tworzyć rozwiązań, które mogą być odbierane jako faworyzujące wybrane osoby? Jak ograniczać ryzyko potencjalnych nierówności w organizacji? Naszą odpowiedzią jest Projektowanie Uniwersalne (Universal Design, UD).

Na czym polega Projektowanie Uniwersalne?

To podejście do projektowania produktów, procesów i usług w taki sposób, aby były one dostępne i użyteczne dla jak najszerszego grona osób – niezależnie od wieku, sprawności, doświadczenia czy innych cech. Oznacza to projektowanie z myślą o wszystkich, a nie tylko o „przeciętnym” użytkowniku. To podejście, które zakłada odejście od reagowania na nierówności dopiero po ich wystąpieniu i skupienie się na tworzeniu procesów, które od samego początku są możliwie najbardziej dostępne, przejrzyste i użyteczne dla różnych osób.

Aby projektować uniwersalnie, musimy najpierw zrozumieć różnorodne potrzeby oraz bariery, z jakimi mogą mierzyć się różne osoby.

W praktyce oznacza to przyjęcie perspektywy różnych osób, które będą z nich korzystać. To m.in.:

  • analizowanie całych ścieżek doświadczeń pracowniczych i kandydackich, aby zidentyfikować momenty, w których mogą pojawiać się bariery lub niejasności,

  • zadawanie pytań o to, kto może mieć trudność z danym rozwiązaniem i dlaczego, zanim proces zostanie wdrożony,

  • sprawdzanie, czy komunikacja, informacje i kryteria są jednoznaczne oraz zrozumiałe dla różnych osób,

  • identyfikowanie elementów zasad, formularzy i procedur, które mogą być nieczytelne, zbyt złożone lub wymagające „czytania między wierszami”.

Dopiero wtedy jesteśmy w stanie świadomie projektować procesy, programy i środowisko pracy – tak, aby były one bardziej sprawiedliwe, efektywne i dostępne dla wszystkich.

Dlaczego Projektowanie Uniwersalne działa lepiej niż „dostosowania”?

W podejściu opartym wyłącznie na indywidualnych dostosowaniach działania podejmowane są często dopiero wtedy, gdy ktoś zasygnalizuje, że proces stawia przed nim konkretne bariery lub wyzwania. W praktyce prowadzi to do tworzenia wyjątków, obejść lub dodatkowych rozwiązań dla wybranych osób. Choć takie działania są czasem konieczne, mogą wzmacniać przekonanie, że organizacja „robi coś specjalnego tylko dla niektórych”W podejściu opartym wyłącznie na indywidualnych dostosowaniach działania podejmowane są często dopiero wtedy, gdy ktoś zasygnalizuje, że proces stawia przed nim konkretne bariery lub wyzwania. W praktyce prowadzi to do tworzenia wyjątków, obejść lub dodatkowych rozwiązań dla wybranych osób. Choć takie działania są czasem konieczne, mogą wzmacniać przekonanie, że organizacja „robi coś specjalnego tylko dla niektórych”.

Projektowanie Uniwersalne działa inaczej. Zakłada, że różnorodność potrzeb jest czymś naturalnym, a nie wyjątkiem od reguły. Dlatego już na etapie projektowania procesów uwzględniamy różne sposoby funkcjonowania, komunikacji i podejmowania decyzji.

Kto korzysta na Projektowaniu Uniwersalnym?

Z Projektowania Uniwersalnego korzystają wszyscy. Transparentne, inkluzywne i dostępne procesy są dobre dla całej organizacji – niezależnie od wieku, doświadczenia, stylu pracy czy indywidualnych potrzeb.

Dobrze zaprojektowane procesy sprawiają, że łatwiej zrozumieć oczekiwania, podejmować decyzje i budować zaufanie. Zmniejszają niepewność, ograniczają ryzyko błędów i wzmacniają poczucie sprawiedliwości. W efekcie organizacje działają sprawniej, zespoły są bardziej zaangażowane, a pracownicy mają poczucie, że funkcjonują w środowisku, które zostało zaprojektowane z myślą o nich wszystkich.

Projektowanie Uniwersalne w praktyce

W praktyce korzystamy z siedmiu zasad Projektowania Uniwersalnego, które stanowią ramę pomagającą ocenić, czy procesy i rozwiązania odpowiadają na zidentyfikowane bariery i potrzeby różnych osób*.

  • Równy dostęp do korzystania

    Czy proces jest zaprojektowany tak, aby wszystkie osoby mogły z niego korzystać na tych samych zasadach, bez konieczności ujawniania swoich potrzeb lub proszenia o wyjątki?

  • Elastyczność w użytkowaniu

    Czy rozwiązanie dopuszcza różne sposoby działania, tempo pracy i style komunikacji, zamiast zakładać jeden „właściwy” sposób?

  • Prostota i intuicyjność

    Czy proces jest zrozumiały bez dodatkowych wyjaśnień, niezależnie od wcześniejszych doświadczeń czy znajomości „organizacyjnych kodów”?

  • Czytelna komunikacja informacji

    Czy kluczowe informacje, kryteria i oczekiwania są przekazywane jasno i w sposób dostępny dla różnych osób?

  • Tolerancja błędu

    Czy proces minimalizuje ryzyko pomyłek i ich negatywne konsekwencje, zamiast karać za nie?

  • Niski wysiłek

    Czy udział w procesie nie wymaga nadmiernego wysiłku poznawczego, emocjonalnego lub organizacyjnego?

  • Odpowiednia przestrzeń i warunki udziału

    Czy warunki udziału w procesie uwzględniają różne możliwości i ograniczenia osób, które z niego korzystają?

Przykłady Projektowania Uniwersalnego w procesach HR

Poniżej znajdziecie kilka przykładów, jak w Diversity Hub wykorzystujemy podejście Projektowania Uniwersalnego w pracy z organizacjami. Pokazują one, w jaki sposób identyfikujemy bariery i wyzwania w procesach HR oraz wspieramy zespoły w budowaniu bardziej sprawiedliwych, przejrzystych i dostępnych rozwiązań.

  • Rekrutacja

    W projektach rekrutacyjnych zaczynamy od analizy ogłoszeń o pracę oraz całego procesu aplikowania. Sprawdzamy, czy język ogłoszeń jest prosty i zrozumiały, czy wymagania są jasno określone oraz czy zakres odpowiedzialności nie pozostawia pola do domysłów.

    Przyglądamy się również kryteriom rekrutacyjnym: identyfikujemy te, które mogą nie mieć realnego wpływu na wykonywanie pracy, a jednocześnie mogą stanowić barierę dla części osób kandydujących.

    Analizujemy przebieg rozmów rekrutacyjnych, zwracając uwagę na to, czy wszystkie osoby są oceniane według tych samych pytań i kryteriów, czy też proces pozostawia przestrzeń na subiektywne interpretacje i nierówne traktowanie.

    Efekt:
    Organizacje zyskują większą świadomość potencjalnych barier w rekrutacji, a osoby kandydujące lepiej rozumieją oczekiwania i zasady procesu. Decyzje rekrutacyjne stają się bardziej przejrzyste i łatwiejsze do uzasadnienia.

  • Feedback i oceny pracownicze

    Pracując z organizacjami nad procesami feedbackowymi, analizujemy kryteria ocen oraz sposób ich komunikowania. Sprawdzamy, czy są one jasne, spójne i znane z wyprzedzeniem wszystkim osobom pracowniczym.

    Przyglądamy się formularzom ocen i pytaniom feedbackowym, identyfikując miejsca, w których mogą pojawiać się niejasności, nadmierna uznaniowość lub stres związany z nieprzewidywalnością rozmowy.

    Zwracamy też uwagę na to, czy osoby mają możliwość odpowiedniego przygotowania się do rozmów feedbackowych oraz czy proces nie faworyzuje osób lepiej odnajdujących się w nieformalnej komunikacji.

    Efekt:
    Większe poczucie bezpieczeństwa i przewidywalności procesu, mniejszy stres oraz bardziej konstruktywne rozmowy rozwojowe, zarówno z perspektywy osób pracowniczych, jak i menedżerskich.

  • Awanse i rozwój

    W obszarze awansów i rozwoju analizujemy ścieżki kariery oraz dostęp do informacji o możliwościach rozwoju. Sprawdzamy, czy kompetencje wymagane na poszczególnych poziomach są jasno opisane i czy decyzje awansowe opierają się na spójnych kryteriach.
    Identyfikujemy sytuacje, w których brak transparentnych zasad może prowadzić do nieformalnych decyzji, domysłów lub poczucia braku wpływu na własny rozwój zawodowy.

    Przyglądamy się również temu, czy wszystkie osoby mają równy dostęp do informacji o możliwościach rozwoju, czy też część wiedzy funkcjonuje wyłącznie w nieformalnym obiegu.

    Efekt:
    Ograniczenie arbitralnych decyzji, większe zaufanie do organizacji oraz silniejsze poczucie sprawczości i wpływu na własną ścieżkę zawodową.

 

Jeśli w Waszej organizacji chcecie przyjrzeć się procesom HR-owym i sprawdzić, na ile są one transparentne, inkluzywne i dostępne dla wszystkich — chętnie pomożemy.

Wspieramy organizacje w projektowaniu i usprawnianiu procesów poprzez audyty, analizy istniejących rozwiązań oraz wspólne wypracowywanie najlepszych, dopasowanych do realnych potrzeb rozwiązań. Pracujemy w oparciu o Projektowanie Uniwersalne, dzięki czemu tworzone procesy są nie tylko bardziej sprawiedliwe, ale też skuteczniejsze i łatwiejsze w codziennym stosowaniu.

Zapraszamy do kontaktu i rozmowy o tym, jak możemy wesprzeć Waszą organizację.

 

*na podstawie 7 zasad projektowania uniwersalnego: https://universaldesign.ie/about-universal-design/the-7-principles

W tym artykule:

Jesteśmy z Tobą – jako praktycy DE&I – na każdym etapie Twojego biznesu. Potrzebujesz wsparcia?

Szkolimy, eksplorujemy, planujemy, konsultujemy, wdrażamy i celebrujemy. Poznaj nasze usługi i zacznij z nami współpracę!

Badania i audyty DE&I

Przeprowadzamy badania i audyty, które pozwolą Ci zdiagnozować środowisko pracy w zintegrowanych wymiarach DE&I.

Opracowanie strategii
i action planów DE&I

Pomożemy Ci w systemowym ukierunkowaniu działań DE&I, spójnymi z celami biznesowymi.

Szkolenia, warsztaty, webinary

Rozwiniemy kompetencje DE&I Twoich zespołów. Zbudujemy DE&I IQ całej organizacji, od specjalisty po CEO.